إجراءات الوصول

إن اتصال المبتعث بالمكتب الثقافي فور وصوله ضرورة تقتضيها تعليمات الإبتعاث وتحتمها مصلحته الشخصية سواءاً كان هذا المبتعث طالباً أم موظفاً أم طالباً على حسابه الخاص ، ويلزم تزويد المكتب بالمستندات التالية :-
1 - صورة من جواز السفر وجواز سفر الأسرة المرافقة (للصفحات من 1-7 بالإضافة إلى الصفحات الموضح فيها تأشيرة الدخول وختم تاريخ الدخول) مع أصول الجوازات للمطابقة .
2 - صورة من قرار الإبتعاث . أو رقم وتاريخ الموافقة على الدراسة إذا كان طالباً على حسابه الخاص .
3 - صورة من القبول الذي حصل عليه من المؤسسة التعليمية التي يرغب الالتحاق بها .
4 - صورة من البطاقة ( بطاقة الأحوال المدنية والبطاقة العائلية ).
5 - ثلاث صور شخصية .
6 - شيك ملغى من الحساب البنكي ليتمكن المكتب من بعث المخصصات المالية إلى البنك مباشرة في مقر البعثة .
إن الهدف من مراجعة المبتعث للمكتب الإطلاع على كافة البيانات وتعبئة النماذج ( من 3 إلى 8 ) وإكمال إجراءات تسجيله وفتح الملف وإعطاؤه الرقم الخاص الذي تجنب الإشارة في جميع اتصالاته بالمكتب وإعطاؤه أيضاً خطاباً موجهاً إلى المؤسسة التعليمية لتسهيل إجراءات التحاقه بها وإكمال بعض البيانات اللازمة (نموذج رقم 4 و5 و6و7و8 ).وإذا حالت الظروف دون مراجعة المبتعث للمكتب شخصياً فيجب عليه إشعار المكتب بذلك وتحديد العنوان الذي يمكن بعث البيانات والتعليمات إليه.

تحديد بداية البعثة

يتم تحديد بداية البعثة بالنسبة للموظف المبتعث للدراسة من واقع تاريخ ختم الدخول المحدد في جواز السفر بعد صدور القرار مالم ينص على تاريخ معين لبداية البعثة في قرار الإبتعاث، أما بالنسبة لمن يتم إلحاقه بالبعثة أثناء وجوده في مقرها فإن التاريخ المحدد لبداية البعثة هو تاريخ صدور قرار الإلحاق بالبعثة ما لم يتم تحديد تاريخ معين في صلب القرار وعلى ألا يكون سابقاً لبداية دراسته .

بدء الدراسة

بعد أن يصل المبتعث إلى مقر البعثة عليه التوجه إلى المؤسسة التعليمية المبتعث إليها وعليه أن يكمل إجراءات تسجيله في التخصص المحدد في قرار الإبتعاث ومن ثم اختيار الحد الأدنى على الأقل من الوحدات الدراسية المطلوبة خلال المدة المحددة للتسجيل .

المتابعة الدراسية

- أناطت لائحة أحكام إبتعاث الموظفين بالملحقين الثقافيين مهمة متابعة المبتعث دراسياً ورعاية كافة شؤونه أثناء وجوده في مقر دراسته وقد نصت على ما يلي :-
- أن يتولى الملحقون الثقافيون في الخارج الإشراف على الموظفين المبتعثين طيلة فترة ابتعاثهم .
- أن يكون المبتعث حسن السيرة والسلوك محافظاً على سمعة بلاده مواظباً على دراسته ، وأن يكمل دراسته خلال المدة المحددة في قرار ابتعاثه .
- لا يجوز للمبتعث أن يترك مقر دراسته إلا بعد إخطار الملحق الثقافي وموافقته على ذلك .
- مما تقدم يتضح أن المكتب الثقافي هو المسؤول مباشرة عن متابعة المبتعث منذ وصوله إلى مقر دراسته حتى يحصل على الدرجة العلمية التي ابتعث من أجلها. وتتمثل مسؤولية المتابعة في تلقي التقارير الدراسية و تقويمها للتأكد من مواظبة المبتعث وتقدم سيره الدراسي ويتخذ المكتب الثقافي الإجراءات اللازمة لتحقيق ذلك .
- يلزم تعبئة كافة النماذج المطلوبة التي تساعد على الحصول على التقارير الدراسية.
- وإذا كانت التقارير الدراسية للمبتعث تنبئ عن عدم إمكانية تحقيق الغرض المبتعث من أجله فسوف يتم إنهاء البعثة عن طريق لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية ، بناءاً على ما نصت عليه المادة الثالثة والعشرون من لائحة الإبتعاث بالنسبة للموظفين المبتعثين وعن طريق الجهة المختصة بالوزارة بالنسبة للطلبة المبتعثين. وعلى المبتعث التعاون التام مع المكتب الثقافي في المساعدة للحصول على التقارير الدراسية اللازمة في مواعيدها المحددة وفيما عدا ذلك فإن للمكتب الحق في إيقاف صرف المخصصات المالية مما سيترتب عليه إنهاء البعثة .
- يقوم المكتب الثقافي بإبلاغ الوزارة بالتقارير الدراسية عن الموظفين والطلاب المبتعثين.

__________________